Prešiel už určitý čas od vydania a recenzie GTD iPhone aplikácii NotifyMe. Za ten čas vývojári z PoweryBase opäť prekvapili s jej druhou verziou a s vydaním nového produktu NotifyMy Control Center pre iPad. Aplikácia NotifyMe 2 prišla s kompletne novým Faceliftom, ktorý jej skutočne svedčí. Korešponduje s novými možnosťami odomikajúcimi sa v Apple iOS 4. S Multitaskingom, novými, lokálnymi notifikáciami, ktoré skvele dopĺňajú tie stávajúce.

Ak však chceme dostať zo svojho času maximum, musíme použiť riešenia, ktoré nám to i umožnia. Nemôžme teda chcieť od jednoduchého konceptu filozofie ovládania aplikácie NotifyMe zázraky. NotifyMe nám skutočne nepomôže pri manažovaní niekoľkých projektoch súčasne, kedy dynamicky pridelujeme priority a presúvame sa od jedného k druhému. Ak máme veľký klinec, potrebujeme i veľké kladivo. Takýmito riešeniami sú GTD, time-managment aplikácie Things a OmniFocus. V predošlom článku som síce vyzdvihol jednoduchosť práce s iPhone aplikáciou NotifyMe, dnes však dávam šancu robustnosti týchto GTD riešení pri efektívnom manažovaní nášho produktívneho času.

Ak sa rozhodujete medzi kúpou aplikácií Things alebo OmniFocus, mal by Vám tento článok poradiť, ktorá investácia sa Vám oplatí viac a ako sú na tom technologicky a užívateľsky prívetivé jednotlivé aplikácie. Skúsim ich taktiež postaviť proti sebe a tým dám vyniknúť v daných praktických situáciách, kedy a ktoré riešenie má na vrch. Je potrebné zdôrazniť, že aplikácie Things či OmniFocus nie su “len” aplikáciami pre Mac, ale celkovými balíkmi GTD riešení, pozostávajúcich tiež pre naplnenie efektivity time- managmentu dôležitých mobilných aplikácií pre Apple iPad, iPhone a iPod Touch.

Užívatelské rozhranie, práca s OmniFocus & Things – Profesionalita rozhrania vs užívateľská prívetivosť

Užívateľské rozhranie a dizajn UI je vždy individuálna záležitosť. Na platforme Apple Mac sme zvyknutí na jednoduché, pritom však svieže, decentné prostredie. Preto sú cielové skupiny zákazníkov oboch aplikačných riešení značne odlišné. GTD riešnie vyvojárskeho štúdia CultureCode stojacim za aplikáciou Things cieli na grafikov, webdizajnerov, kreatívcov, študentov a bežných ľudí, ktorí si potrebujú produktívne organizovať svoj čas vo sviežom prostredí aplikácie Things. Things oprávnene dostal prestížne dizajnerske ocenie Apple Design Award za rok 2009.

Things

OmniFocus

Koncept a dizajn Things sa dá prirovnať k aplikácií Apple iPhoto, ktorá obsahuje nemnné UI s bočným a spodným panelom. Teda môžme vidieť, že obe aplikácie iPhoto či Things majú značne spoločnú cielovú skupinu používateľov, aj keď každá aplikácia plní inú úlohu -správa fotografií, GTD riešenie. Ako som prirovnal cielové skupiny aplikácií iPhoto a Things k sebe, naskytá sa nám tu priama ukážka UI profesionálneho softvéru určeného pre fotografov – Apple Aperture, ktorého koncept grafického rozhrania je opäť podobný a teda i cielovú skupinu môže práve viac zaujať sofvér OmniFocus.

Neskôr uvidíme, ako si obe vývojárske štúdia poradia s integráciou nových vlasnostní GUI prvkov pred časom predstaveného nového operačného systému Mac OS X 10.7 Lion očakávaného začiatkom leta 2011. Taktiež bude možné oba manažérske produkty zakúpiť v novom Apple Mac App Store, slúžiacom k distribúcií desktopových aplikácií priamo v systéme Mac OS X.

Obe GTD riešenia priamo naväzujú na knihu Getting Things Done od Davida Allena. Pri dlhodobejšej práci s aplikáciou Things som však nabral pocit určitej zviazanosti, kedy som si potreboval trošku ináč organizovať čas, nie len priamou líniou filozofie Divida Allena a aplikácie Things. Samozrejme, manažment a zadelovanie si času v striktnej aplikácií je jedna vec, druhá je však i naplnenie plánu. Preto mi príde OmniFocus od spoločnosti OmniGroup omnoho otvorenejší a v prvom rade dynamickejší pri navrhovaní, kedy a čomu sa budem práve venovať.

Okrem benevoletnejšej filozofie manažmentu je OmniFocus navrhovaný s väčšími možnosťami synchronizácie. Things je v tomto prípade značne obmedzujúci. Aplikácia Things umožňuje synchronizáciu zariadení prostredníctvom wifi priameho pripojenia. Takáto možnosť vyhovuje možno v domácich podmienkach, vo firemných žiaľ nie. Zariadenie musí byť v rovnakej wifi sieti, či priamo s ním vytvorené spojenie.

Toto riešenie je nepraktické, či už pre firmu (bezpečnostné restrikcie) alebo i domáceho používateľa, ktorý môže využívať doma Wifi sieť o frekvencii 5Ghz N, s ktorou ani aktuálny iPhone 4 či iPad nevedia komunikovať. Naproti tomu OmniFocus obsahuje veľké spektrum možností, ako čo najideálnejšie synchronizovať OmniFocus databázu s ostatnými zariadeniami.

OmniFocus synchronizácia

OmniFocus umožňuje synchronizáciu prostredníctvom vlastného riešenia v podobe OmniSync Servera, prípadne MobileMe za použitia iDisku (kryptovaný SSL prenos dát), technológie Bonjour pre ľahké nastavenie zdielania. Akýkoľvek pripojený disk v systéme a sieti, či už univerzálnejšie, multiplatformné úložisko Dropbox.com alebo disk na lokálnej sieti s iným Macom. Takéto riešenie skutočne pripomína efektívne Apple push notifikácie, kedy sa nám informácie aktualizujú v reálnom čase na všetkých zariadeniach súčasne. Čo je však pre firmy s vlastnou doménou dôležité, OmniFocus podporuje synchronizáciu za použitia protokolu WebDAV servera.

Things synchronizácia

Minimálne možnosti nastavenia sychronizácie riešnia aplikácie Things. Things disponuje obmedzujúcou oproti riešeniam aplikácie OmniFocus možnosťou sychronizácie zariadenia primárne len prostredníctvom wifi sieťe. V domácich podmienkach to však nemusí byť problém. Čo sa celkovej obsiahlosti nastavení týka, výrazne dominuje GTD riešenie OmniFocus od firmy OmniGroup.

Nastavenia sú rozdelené do kategórií General, Data, Style, Clippings, Mail, Sync, iCal a už klasicky Updates. U GTD riešenia Things je položiek menej a opäť s omnoho menšími možnostami nastavení. General, Devices, iCal a Update. V hlavných nastaveniach môžme u oboch aplikácií nastaviť približne zhodné chovanie. OmniFocus ponúka navyše rozšírené možnosti dôležitých záloh databáze. Správanie aplikácií je však skoro totožné.

OmniFocus základné nastavenia

Things základné nastavenia

Máme tu relatívne rovnaké možnosti nastavení klávesových skratiek a taktiež možnosti zobrazenia splnených úloh. Jednou z výhod aplikácie OmniFocus je fakt, že sa integruje hlbšie do systému a dokáže kolaborovať s natívnymi aplikáciami. S natívnou aplikáciou Mail dokáže OmniFocus využívať a tvoriť pravidlá, z mailových správ zas vytvorí poznámky, ktoré umožňuje priamo z aplikácie Mail vložiť do už vytvorených projektov. A to všetko skutočne 1 klikom k požadovanej akcii.

OmniFocus Mail

OmniFocus Clipping

Ak využívame viaceré produkty portfólia spoločnosti OmniGroup, ako sú napríklad manažérske aplikácie OmniPlan, OmniOutliner či OmniGraph (existujú verzie i pre iPad), dostáva sa nám skutočná previazanosť a integrácia s doplňujúcimi možnosťami previazanými v jeden komplexný jedinečný manažérský balík (pre firmy či jednotlivcov), ktorý je silnou konkurenciou dostupných enterprise riešení. Samozrejme, kompletne synchronizovaný s ich mobilnými verzami pre iPad a iPhone v teréne.

OmniFocus synchronizácia zariadení

Mobilita, iOS – Things, OmniFocus pre iPad, iPhone & iPod Touch

Každé z predstavených riešení time-managmentu Things či OmniFocus ponúka svoje riešenie i pre Apple mobilnú platformu iOS. Zariadenia iPhone, samozrejme iPod Touch a iPad. Osobne sa mi obe aplikácie pre iPad či iPhone pozdávajú viac, než ich velkí “bratia” pre desktopový Mac OS X. Spočíva to v prirodzenejšej práci, efektoch, animácií a celkového pocitu fyzicky držať v ruke svoje poznámky, ako to poznáme z klasického pera a papiera.

Každá z aplikácií využíva možnosti iOS platformy, do určitej miery, ktorá je vhodná pre danú aplikáciu. Dôležitá je prehladnosť a jednoduchosť, ktorá obom aplikáciam svedčí. OmniFocus pre iPad disponuje však oproti konkurečnému riešeniu vlastnosťami ako Maps – Context. Taktiež usporiadanie položiek v Inboxe mi príde súbjektívne prehladnejšie práve pri aplikácií OmniFocus pre iPad.

OmniFocus na iPade

Things na iPade

V čom majú mobilné aplikácie OmniFocus pre iOS zariadenia skutočne navrch oproti aplikáciám Things je skutočnosť, že synchronizácia údajov nie je závislá na pripojení v rovnakej wifi sieti. Môžu k tomu využiť, ako desktopvá aplikácia synchronizáciu prostredníctvom vstavaného riešenia OmniSync Server, plateného MobileMe či zdarma dostupného DropBoxu.

OmniSync Server

Obe time-managment riešenia od firiem OmniGroup a CultureCode sú kvalitnými balíkmi aplikácií, ktoré si určite nájdu svojich zákazníkov. Dôležitým faktom však ostáva, že ani seba lepšie, prepracované riešenie nás nenaučí cielavedomosti a nedonúti nás samotných organizovať si čas, pokiaľ nebudeme mať my sami vôlu byť produktivnejšími vo svojom živote.

V pokračovaní seriálu o aplikáciách slúžiacich k zvýšeniu produktivity a manažmentu času sa zameriame na prechod z aplikácie Things na OmniFocus. Rozoberieme si rozdielnosť oboch riešení a filozofií práce. Sústredíme sa na širšie možnosti zadelovania projektov a rozšírenie vlasností samotnej aplikácie OmniFocus pomocou šikovných Apple Scriptov.